Extra personeel plannen voor een archiefverhuizing
Bij een gewone verhuisdoos is één verkeerd kamernummer vervelend. Bij een archief kan het betekenen dat een dossier dagen onvindbaar is. Extra mensen maken het werk sneller, maar vergroten ook het aantal overdrachtsmomenten. De nummering moet daarom eenvoudiger zijn dan bij een gemiddelde kantoorverhuizing, niet ingewikkelder.
Eén systeem van kast tot stelling
Laat de archiefverantwoordelijke bepalen wat wordt verhuisd en in welke volgorde. Verhuizers beslissen niet zelf welke documenten weg mogen of welke doos minder belangrijk is. Hun taak is de afgesproken ordening zonder onderbreking overbrengen.
Een bruikbaar label vertelt waar iets vandaan komt én waar het heen moet. Bijvoorbeeld: afdeling, kast, plank en volgnummer. Vermijd labels met medische, personele of andere gevoelige informatie als een neutrale code volstaat. De opdrachtgever bepaalt hoe privacy en toegang worden geregeld.
Test het systeem eerst met één kast. Kan iemand die niet bij de voorbereiding was de dozen op de nieuwe locatie in de juiste volgorde zetten? Zo niet, dan is het labelplan nog niet duidelijk genoeg.
Bouw controlepunten in
Wacht niet tot het einde van de dag met tellen. Controleer na iedere ruimte of serie of alle nummers aanwezig zijn. Maak voor elk voertuig een laadlijst en laat de overdracht door een aangewezen persoon bevestigen.
Werk op beide locaties met herkenbare zones:
- nog in te pakken;
- verpakt en geregistreerd;
- klaar voor transport;
- gelost, maar nog niet geplaatst;
- gecontroleerd en opgeleverd.
Een doos mag niet “heel even” buiten die route worden gezet. Juist zulke tijdelijke plekken veroorzaken zoekwerk. Is een label beschadigd of ontbreekt er een nummer, zet het item apart en meld het. Zelf een waarschijnlijk nummer invullen is sneller, totdat het fout blijkt te zijn.
Wie zet je op de klus?
Kies een kleine vaste kern met ervaring in project- of kantoorverhuizingen. Nauwkeurig instructies volgen weegt hier zwaarder dan alleen een hoog draagtempo. Extra verhuizers kunnen prima helpen, mits zij aan het begin een korte demonstratie van verpakking, labeling en overdracht krijgen.
Bij een meerdaags archiefproject boek je de bezetting per dag. Benoem in VerhuisKracht dat het om archiefwerk gaat en vermeld vooraf eventuele toegangsvoorwaarden. Zet vertrouwelijke inhoud nooit in de algemene klusomschrijving.
De personeelsopbouw lijkt op die van andere grote projecten, maar de controleketen is strenger. Als ieder item steeds één herkenbare volgende stap heeft, levert extra capaciteit ook echt tijdwinst op zonder dat de ordening verdwijnt.
VerhuisKracht helpt verhuisbedrijven beschikbare verhuizers te boeken. Werkgeverschap geregeld en één vast aanspreekpunt.
Bekijk hoe het werkt